郑州城市职业学院日常经费报销规范手册
郑州城市职业学院
日常经费报销规范手册
一、目的及范围
为进一步规范学校财务行为，加强财务管理和监督，坚持勤俭办学，提高资金使用效益，提升报销时效性。根据国家和省市地方有关法律法规，并结合本校实际情况，特制定本规范手册。
本规范手册经费，是指纳入郑州城市职业学院财务统一核算和管理的所有经费。财务报销包括日常费用报销、差旅费报销、代收代付费用报销。
二、原则及术语
(一)原则
1.及时性:报销人或经办人应及时办理报销手续，因报销不及时导致的发票逾期、预算费用超支等问题，由经办人及其部门承担;
2.真实性:报销人或经办人所报销的事项必须为实际发生的经济业务，取得发票真实、无误，实事求是，不得弄虚作假;
3.规范性:报销人或经办人必须根据法律法规及学校相关制度规范填写费用申请单、报销单、发票信息等相关支撑材料，规范粘贴发票、清单等原始凭证。
4.严格预算控制原则:各审批人必须在各部门年度经费预算额度内，按照规定用途审批预算费用。
(二)术语
1.经办人:指设备、物品的采购人，税费、利息和各种保险的缴纳人、经济事项实际的经手人;
2.报销人:指借款、领款和实际办理报销事务的承办人;
3.验收人:指设备、物资购回后，使用前办理验收或入库手续的人员;
4.审批人:是指学校按权责统一原则授权，可以对其管理的经费支出审批确认的人员。
三、职责
1.经办人:对所经办事项的合法性、真实性、完整性、规范 性、准确性和时效性等负直接责任。
2.报销人:对报销的事项办理借款时，事由必须具体、明确， 不得以借款为由长期占用公款。
3.验收人:对经办人办理的经济事项的真实性、完整性、规范性、准确性负直接责任。
4.审批人:
(1)各项经费的审批人，根据经费来源、职责分工、管理归口及支出额度等情况，分别确定，实行分级管理授权审批。
(2)审批人必须签署明确的审批意见:各级审批人应根据各自的职责分工和所授权限，在授权范围内审批，不得超越权限审 批。
(3)审批人对其审批经济事项的真实性、合法性和有效性负领导责任。经费审批人根据工作需要书面授权其他成员作为经费审批人的，审批责任由审批人和受托代理人共同承担。
因审批不严造成学校经济损失的、违反规定滥用审批权限的、冒用伪造审批人 OA 或笔迹等违规审批的，学校将追究当事人行政责任，情节严重的，将按照国家相关管理规定依法处罚，涉嫌犯罪的，移送司法机关处理。
四、制度内容
(一)流程、标准记要求
(二)其他要求
1.原始凭证的要求
(1)发票、行政事业往来款收据:必须是由税务机关、财政部门统一印发的票据，如发票内容为“详见销货清单”，需提供税控清单，并加盖发票专用章。
(2)真实性:各业务部门应根据实际发生业务主动向对方单位索取合规票据，并正确完整填写单位名称及纳税人识别号。同时，应结合业务开展情况对开票单位、时间、项目、单价、数量、 金额、签章等情况进行合规性审核，确保发票真实有效，内容与实际发生业务事项一致。不得虚开、虚购，对于不合规不真实的票据，一经查实，财务有权拒收，所产生的法律后果由经办人自行承担。经办人、验收人需对发票真实有效性承担责任。对于发票、收据手续不完备、不合法、不合规、内容不完整、签字不齐全、有涂改现象、人民币大小写不一致、无盖章、收款人名称及纳税人识别号不符的，一律不能报销。
(3)销货清单:附有销货清单的发票，需将原始销货清单作为原始凭证一并报销，清单项目清晰，注明对应的发票号码，金额与发票相符，内容一致，并加盖发票专用章。
(4)付款要求:收款人信息必须与出票人信息一致，特殊情况发生变更时，出票人需向本公司提供名称变更说明或工商税务局出具的证明材料，并加盖公章。原则上除差旅费、公务接待费等需自行垫支的费用外，其余费用 3000 元(含)以上按发票名称对公付款，不得提供个人银行卡号，以防止公款私用。特殊情况需注明原因，并上传相关证明材料。
(5)发票遗失:需提供发票单位的存根联复印件，并加盖提供发票单位的发票专用章，连同经证明人签字的发票遗失说明，交由经费审批人审批。5000 元(含)以下的，经部门负责人审批， 5000 元(含)以上的，需经分管领导审批。遗失后无法取得原始凭证复印件的，如长途汽车票、火车票遗失，不得报销相应费用。
2.对外付款时间要求
(1)付款时间:报销流程提交至出纳处，出纳在工作日期间根据当天收单进行统计付款，每天付款一次，特殊情况除外。
(2)月末付款时间:每月 25 日为截止收单日，26 日为最后付款日，如遇节假或双休日，往后顺延一个工作日。
(3)年末付款时间:按照年终决算通知要求执行。
3.借款要求
(1)职工在提供发票前申请付款的，发起费用申请时需选择借款。 (2)借款核销时间规定:办理借款的个人，应于公务活动结束后 5 个工作日办理借款核销手续，差额及时原路退回，特殊情况应于业务发生后 10 个工作日内办理报销和还款手续，8 月 31 日和自然年度末个人借款余额均需核销借款退还差额。
(3)特殊情况:如有特殊情况无法在 10 个工作日内核销的借款，应出具情况说明，由部门负责人及分管校领导审批后交财务处备查。
(4)超时未核销借款:按年度决算通知处理。同时遵循“前账不清，后账不借”原则，对经常不按要求及时核销的，纳入黑名单管理，今后不再对其借款。
(5)组织人事部针对离职人员:需在其离职前到财务处确认是否有借款未核销，如有，组织人事部不予办理离职手续。
4.报销单据核销要求:报销人在支付报销款项 5 个工作日(节假日除外)内，需将纸质报销单据及附件送至财务归档(单据顺序:报销单+申请单+发票+清单+合同等附件)，如逾期未交送归档的，将影响其部门其他业务的申请报销。
5.跨自然年度发票不能入账使用，一律不予报销。
6.831 年度决算，按决算通知处理。
7.报销人员应按要求规范粘贴票据，经办人应确保发票的真实性，发现假发票和虚开发票，有经办人负责。
8.财务人员发现审批手续不全或违规审批的，不予受理。
9.发生的各项业务，同一批次业务项目严禁拆分申请审批。
